Mã vạch hải quan thường được doanh nghiệp nhắc đến khi cần đưa phương tiện hoặc hàng hóa qua khu vực giám sát hải quan. Bài viết dưới đây Nguyên Đức sẽ giải thích từng loại, hướng dẫn cách tra cứu, lấy và in mã vạch theo các phương án phổ biến, đồng thời nêu những lưu ý thực tế giúp doanh nghiệp giảm lỗi khi làm thủ tục.

Mã vạch hải quan là gì?

Mã vạch hải quan là thông tin được thể hiện dưới dạng mã có thể quét/nhận diện nhằm hỗ trợ việc đối chiếu dữ liệu tờ khai, phương tiện chứa hàng và trạng thái liên quan trong quy trình giám sát hải quan. Trên thực tế, cụm từ này thường được doanh nghiệp sử dụng để nói đến mã vạch hoặc bảng kê mã vạch phục vụ việc đưa container, kiện hàng hoặc phương tiện qua khu vực giám sát. Với doanh nghiệp xuất khẩu nông sản, mã vạch thường phát sinh ở giai đoạn hàng đã đóng container hoặc sẵn sàng đưa vào cảng, ICD, kho ngoại quan hay khu vực giám sát. Nếu thông tin khai báo sai hoặc thiếu đồng bộ, xe chở hàng có thể phải chờ xử lý, dẫn đến nguy cơ phát sinh chi phí vận hành.

Các loại mã vạch hải quan

Trong thực tế, doanh nghiệp không nên hiểu mã vạch hải quan là một loại mã duy nhất áp dụng cho mọi tình huống. Tùy hoạt động khai báo và phương thức vận chuyển, doanh nghiệp có thể làm việc với mã vạch gắn với tờ khai, bảng kê phương tiện chứa hàng hoặc số định danh hàng hóa dùng để nhận diện.

Mã vạch trên tờ khai

Mã vạch trên tờ khai thường được hiểu là mã được hiển thị hoặc in kèm với thông tin tờ khai hải quan điện tử. Mục đích là hỗ trợ nhận diện nhanh thông tin khai báo khi doanh nghiệp, đơn vị khai thuê, cảng/kho hoặc cơ quan chức năng cần đối chiếu dữ liệu liên quan đến lô hàng.

>> Xem ngay: Hướng dẫn cách đọc tờ khai hải quan đơn giản cho người mới

Bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng

Bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng là loại tài liệu được dùng phổ biến khi hàng hóa hoặc phương tiện cần đi qua khu vực giám sát hải quan. Trang chức năng của Hải quan Việt Nam mô tả đây là công cụ để kiểm tra số kiện, container và phương tiện chứa hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát, người dùng cần nhập mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai để lấy thông tin.

Mã vạch hàng hóa

Mã vạch hàng hóa là mã dùng để nhận diện sản phẩm, lô hàng, bao bì hoặc đơn vị đóng gói trong hoạt động sản xuất, kho vận và phân phối. Loại mã này không nên bị nhầm với mã vạch/bảng kê trong nghiệp vụ giám sát hải quan. Doanh nghiệp nên quản lý riêng hai nhóm dữ liệu này:

• Mã hàng nội bộ, barcode sản phẩm, số lô sản xuất và truy xuất nguồn gốc.
• Thông tin tờ khai hải quan, số container, số seal, bảng kê mã vạch và hồ sơ giao nhận.

Lợi ích của mã vạch hải quan trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Việc sử dụng mã vạch và bảng kê điện tử giúp các bên trong chuỗi xuất nhập khẩu có điểm tham chiếu chung khi kiểm tra lô hàng. Tuy nhiên, lợi ích chỉ phát huy khi dữ liệu khai báo chính xác và doanh nghiệp phối hợp tốt với kho, cảng, hãng vận chuyển và đơn vị làm thủ tục.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Với doanh nghiệp, mã vạch giúp việc nhận diện tờ khai và lô hàng tại hiện trường thuận tiện hơn so với việc đối chiếu thủ công nhiều trường thông tin. Một số lợi ích thực tế gồm:

• Hỗ trợ đối chiếu số tờ khai, container hoặc thông tin lô hàng nhanh hơn.
• Giảm nguy cơ thất lạc hoặc sử dụng nhầm bản kê trong quá trình bàn giao chứng từ.
• Giúp tài xế, nhân viên hiện trường có tài liệu rõ ràng khi làm thủ tục tại điểm kiểm soát.
• Tạo điều kiện để doanh nghiệp lưu hồ sơ theo từng lô hàng, phục vụ đối chiếu nội bộ sau này.
• Hỗ trợ kiểm soát tiến độ giao hàng, đặc biệt khi doanh nghiệp xuất khẩu nông sản theo lịch tàu sát.

Đối với cơ quan Hải quan và doanh nghiệp cảng/kho

Đối với cơ quan Hải quan, cảng, ICD, kho bãi và đơn vị khai thác điểm giám sát, dữ liệu mã vạch hỗ trợ nhận diện, đối chiếu và xử lý thông tin nhanh hơn trong quy trình quản lý hàng hóa và phương tiện.

Cổng tra cứu bảng kê của Hải quan Việt Nam nêu rõ chức năng kiểm tra kiện hàng, container và phương tiện chứa hàng có đủ điều kiện qua khu vực giám sát hay không. Điều này cho thấy bảng kê không chỉ là giấy tờ doanh nghiệp tự lưu mà là một phần thông tin phục vụ phối hợp vận hành tại điểm giám sát.

Dù vậy, kết quả tra cứu hoặc mã vạch không thay thế việc kiểm tra thực tế khi cần thiết. Doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng các yêu cầu theo loại hình xuất nhập khẩu, tình trạng tờ khai, hồ sơ chuyên ngành và chỉ dẫn của cơ quan Hải quan tại địa bàn làm thủ tục.

Làm cách nào để tra cứu mã vạch tờ khai hải quan?

Doanh nghiệp có thể tra cứu bằng phần mềm khai báo đang sử dụng hoặc qua chức năng trực tuyến của Hải quan, tùy hệ thống, loại tờ khai và quy trình vận hành tại đơn vị. Phần dưới đây tập trung vào hai cách thường được áp dụng: thao tác trên ECUS và liên hệ chi cục hải quan khi cần hỗ trợ nghiệp vụ.

Lấy mã vạch hải quan trên Ecus

Với người dùng ECUS5 VNACCS, chức năng tra cứu và in bảng kê mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát đã được Thái Sơn hướng dẫn trong tài liệu cập nhật phần mềm. Theo hướng dẫn này, người dùng vào nhóm chức năng lấy thông tin tờ khai, chọn tra cứu mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát, chọn tờ khai cần tra cứu, sau đó thực hiện tra cứu và in bảng kê khi có kết quả.

Các bước tham khảo để lấy mã vạch hải quan trên ecus như sau:

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm ECUS5 VNACCS bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc tài khoản được phân quyền.
• Bước 2: Vào menu liên quan đến tờ khai hải quan và chức năng lấy thông tin tờ khai.
• Bước 3: Chọn chức năng tra cứu mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát.
• Bước 4: Tìm và chọn đúng số tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu cần xử lý.
• Bước 5: Kiểm tra lại thông tin tự động điền, gồm số tờ khai, ngày đăng ký và mã hải quan.
• Bước 6: Nhấn tra cứu, xem kết quả hệ thống trả về.

Phần mềm ECUS có thể tự động bổ sung một số thông tin sau khi người dùng chọn tờ khai, đồng thời cho phép lưu lại các lần tra cứu để xem. Giao diện có thể thay đổi theo phiên bản phần mềm, quyền người dùng hoặc bản cập nhật. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên hướng dẫn chính thức từ nhà cung cấp phần mềm đang sử dụng.

Lấy mã vạch hải quan tại Chi cục Hải quan

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không tự tra cứu được vì thiếu thông tin, tờ khai có phát sinh điều chỉnh, hệ thống gặp lỗi kết nối hoặc tình trạng xử lý chưa rõ ràng. Khi đó, doanh nghiệp có thể liên hệ chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai hoặc bộ phận hỗ trợ phù hợp để được hướng dẫn theo hồ sơ cụ thể.

Khi cần hỗ trợ, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước:

• Mã số thuế hoặc mã doanh nghiệp.
• Số tờ khai hải quan và ngày đăng ký tờ khai.
• Mã cơ quan/chi cục hải quan liên quan.
• Thông tin container, số seal, số kiện hoặc phương tiện nếu có.
• Ảnh chụp thông báo lỗi trên phần mềm hoặc cổng tra cứu.
• Thông tin liên hệ của nhân sự phụ trách lô hàng.

Không nên tự nhập lại hoặc tự điều chỉnh thông tin trên hệ thống nếu chưa xác định nguyên nhân lỗi. Với tờ khai liên quan đến nông sản xuất khẩu, một thay đổi thiếu kiểm soát có thể làm lệch dữ liệu giữa chứng từ hải quan, chứng từ vận tải, packing list và hồ sơ kiểm dịch.

Cách in mã vạch hải quan

Sau khi tra cứu thành công, doanh nghiệp có thể in từ phần mềm ECUS hoặc từ chức năng bảng kê mã vạch trên Cổng thông tin Hải quan. Trang tra cứu của Hải quan yêu cầu nhập mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai và mã xác nhận trước khi lấy thông tin.

Để thực hiện cách in mã vạch hải quan trên cổng tra cứu, doanh nghiệp có thể làm theo quy trình tham khảo:

• Bước 1: Truy cập chức năng bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng của Hải quan Việt Nam.
• Bước 2: Nhập chính xác mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai.
• Bước 3: Nhập mã xác nhận theo yêu cầu trên màn hình.
• Bước 4: Nhấn “Lấy thông tin”.
• Bước 5: Kiểm tra kết quả trả về, đặc biệt là dữ liệu container, số kiện hoặc phương tiện chứa hàng.
• Bước 6: Chọn in, lưu file PDF hoặc xuất bản in theo nhu cầu vận hành.
• Bước 7: Bàn giao bản in cho tài xế hoặc nhân sự hiện trường cùng các chứng từ liên quan.

Trong trường hợp in qua ECUS, nhà cung cấp phần mềm hướng dẫn người dùng tra cứu tờ khai, kiểm tra kết quả và sử dụng chức năng “In bảng kê” để xuất PDF hoặc in trực tiếp. Đây là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp muốn quản lý dữ liệu tờ khai và chứng từ trên cùng một phần mềm. Khi thực hiện in mã vạch hải quan, nên ưu tiên bản in rõ nét, không bị nhòe, thiếu góc hoặc mờ vùng mã. Nếu tài xế dùng bản điện tử, doanh nghiệp vẫn nên xác nhận trước với đơn vị cảng/kho hoặc quy trình hiện trường về hình thức chứng từ được chấp nhận.

Một số lưu ý khi lấy và in mã vạch hải quan

Mã vạch chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp coi đây là một bước trong quy trình kiểm soát lô hàng, thay vì thao tác hành chính tách rời. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi thực hiện cách lấy mã vạch hải quan và chuẩn bị chứng từ giao nhận:

• Kiểm tra đúng số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai trước khi bấm tra cứu.
• Đối chiếu số container, số seal, số kiện hoặc thông tin phương tiện với booking, phiếu đóng hàng và chứng từ vận tải.
• Không sử dụng bảng kê cũ nếu lô hàng đã thay đổi container, số kiện hoặc thông tin khai báo liên quan.
• Lưu bản PDF/bản mềm theo mã lô hàng để dễ tra cứu khi có phát sinh sau này.
• Hỏi trước cảng, ICD, kho hoặc đơn vị vận tải về yêu cầu bản giấy, bản điện tử và thời điểm cần cung cấp chứng từ.
• Nếu không có kết quả, cần kiểm tra lại tình trạng tờ khai và thông tin đầu vào trước khi thực hiện lại nhiều lần.
• Nếu phần mềm có phiên bản cũ hoặc thiếu chức năng, nên cập nhật theo hướng dẫn của nhà cung cấp. ECUS cho biết tính năng tra cứu và in bảng kê mã vạch có thể phụ thuộc phiên bản cập nhật phần mềm.
• Không mặc định rằng có mã vạch là hàng được thông quan hoặc chắc chắn được qua khu vực giám sát. Hãy xác nhận tình trạng tờ khai và các điều kiện nghiệp vụ liên quan.

Ngoài ra, đối với hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra xem đối tác nước ngoài có yêu cầu chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế, hoặc chứng nhận chất lượng (C/Q) để kiểm tra chuyên ngành tại nước họ hay không. Việc chủ động kiểm tra C/O, C/Q sẽ giúp luồng hàng hóa của bạn thông quan thuận lợi, tránh các rủi ro phát sinh chi phí lưu bãi tại cảng đến.

Nguyên Đức cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho doanh nghiệp XNK

Tại Nguyên Đức, ngoài là một phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thuê ngoài, chúng tôi còn hỗ trợ doanh nghiệp theo các dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác hoặc vận hành xuất khẩu trọn gói, từ khâu phối hợp chứng từ, thủ tục hải quan đến vận chuyển và giao hàng theo nhu cầu thực tế. Nguyên Đức cũng định vị năng lực hỗ trợ doanh nghiệp trong khai báo hải quan, tìm kiếm nguồn hàng, kiểm tra đối tác và vận hành giao dịch quốc tế, thay vì chỉ xử lý một đầu việc đơn lẻ.

Đối với doanh nghiệp gia vị như hồ tiêu, quế, hồi, ớt khô hoặc sản phẩm chế biến, việc thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu có thể phù hợp khi:

• Doanh nghiệp chưa có nhân sự XNK chuyên trách.
• Đơn hàng xuất khẩu không ổn định, khó duy trì đội ngũ vận hành nội bộ.
• Cần kiểm soát đồng bộ chứng từ, tiến độ giao hàng và các rủi ro phát sinh.
• Muốn tập trung nguồn lực vào sản xuất, chất lượng hàng hóa và phát triển khách hàng.
• Cần hỗ trợ đánh giá buyer, điều khoản giao dịch hoặc phương án vận hành lô hàng.

Tóm lại, hiểu đúng mã vạch hải quan giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xử lý tờ khai và đưa hàng qua khu vực giám sát. Với doanh nghiệp nông sản, gia vị đang chuẩn bị xuất khẩu hoặc cần tối ưu quy trình vận hành, việc có một đầu mối am hiểu chứng từ, hải quan và giao dịch quốc tế sẽ giúp giảm áp lực phối hợp nội bộ. Liên hệ Nguyên Đức để trao đổi về nhu cầu khai báo hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác hoặc vận hành lô hàng theo quy trình phù hợp với doanh nghiệp.