Nắm được cách đọc tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp giảm rủi ro chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị truy thu thuế do sai sót không được phát hiện kịp thời. Bài viết dưới đây Nguyên Đức sẽ phân tích chi tiết cấu trúc, các chỉ tiêu quan trọng và hướng dẫn đọc riêng cho từng loại tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu.

Tờ khai hải quan là gì? Cấu trúc và vai trò

Trước khi đi vào cách đọc từng chỉ tiêu cụ thể, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất, cấu trúc tổng quan và vai trò pháp lý của tờ khai hải quan trong toàn bộ quy trình thông quan hàng hóa. Phần này sẽ làm rõ ba nội dung nền tảng trước khi đi sâu vào hướng dẫn đọc chi tiết ở các phần sau:

Định nghĩa

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản do chủ hàng hoặc người được ủy quyền kê khai, thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu để nộp cho cơ quan Hải quan. Đây là chứng từ pháp lý bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan, làm cơ sở để cơ quan Hải quan kiểm tra, giám sát, tính thuế và quyết định thông quan hàng hóa theo quy định của Luật Hải quan.

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp thực hiện khai báo qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/Vietnam Customs Intelligence System). Tờ khai in ra từ hệ thống này có bố cục khác so với tờ khai giấy truyền thống trước đây, nhưng về bản chất vẫn phản ánh đầy đủ các nhóm thông tin bắt buộc theo quy định.

Cấu trúc

Một tờ khai hải quan điện tử theo mẫu VNACCS thường gồm ba phần chính khi hiển thị trên phần mềm khai báo, và phần thông tin chi tiết khi in ra được chia thành các khối chỉ tiêu theo tiêu thức:

• Phần thông tin chung: gồm chi cục hải quan đăng ký, chi cục hải quan cửa khẩu, số tờ khai, ngày giờ đăng ký, số lượng phụ lục tờ khai (nếu lô hàng có nhiều mặt hàng).
• Phần thông tin các bên liên quan: người xuất khẩu, người nhập khẩu, người ủy thác hoặc được ủy quyền, đại lý hải quan.
• Phần thông tin lô hàng và vận chuyển: hóa đơn thương mại, hợp đồng, vận đơn, cảng xếp/dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán.
• Phần thông tin hàng hóa và thuế: mô tả hàng hóa, mã HS, xuất xứ, lượng hàng, đơn giá, trị giá và các loại thuế phải nộp.
• Phần dành cho cơ quan Hải quan: kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ), xác nhận thông quan, ghi chép của công chức hải quan.

Với lô hàng có nhiều mặt hàng, tờ khai sẽ kèm thêm phụ lục để liệt kê chi tiết từng mặt hàng, do đó khi đọc cần đối chiếu cả tờ khai chính, phụ lục và mã vạch hải quan để không bỏ sót hay sai lệch thông tin khi làm thủ tục thông quan.

Vai trò

Tờ khai hải quan giữ vai trò trung tâm trong quy trình thông quan, thể hiện qua ba chức năng chính:

• Là cơ sở pháp lý để cơ quan Hải quan xác định chủ thể chịu trách nhiệm, kiểm tra tính hợp lệ của lô hàng và áp dụng chính sách quản lý phù hợp.
• Là căn cứ để tính và thu các loại thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) dựa trên mã HS, trị giá tính thuế và xuất xứ hàng hóa.
• Là chứng từ đối chiếu nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát tính khớp đúng giữa số liệu khai báo với hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn thực tế.

Chính vì gắn trực tiếp với nghĩa vụ thuế và khả năng thông quan, việc đọc hiểu chính xác tờ khai là kỹ năng bắt buộc với nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp nông sản, gia vị.

Các chỉ tiêu quan trọng trên tờ khai hải quan

Trong số hàng chục chỉ tiêu trên tờ khai, một số chỉ tiêu có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian thông quan và tính pháp lý của lô hàng nên cần được ưu tiên kiểm tra kỹ trước khi truyền tờ khai. Ba nhóm chỉ tiêu doanh nghiệp cần chú ý gồm:

• Mã loại hình: Quyết định mục đích xuất nhập khẩu và chính sách quản lý áp dụng, ví dụ A11 là nhập kinh doanh tiêu dùng, E62 là xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu. Khai sai mã loại hình ảnh hưởng trực tiếp đến việc miễn thuế, hoàn thuế hoặc thanh khoản sau này, và đây là chỉ tiêu không thể sửa trên tờ khai sau khi đã được cấp số.
• Mã số hàng hóa (mã HS): Quyết định toàn bộ chính sách thuế và chính sách mặt hàng như giấy phép, kiểm tra chuyên ngành. Với gia vị như hồ tiêu, quế, hồi, ớt khô hoặc ớt bột, mã HS còn liên quan đến việc hàng là nguyên liệu hay đã qua chế biến, có thể dẫn đến mức thuế suất khác nhau đáng kể nếu áp sai.
• Trị giá tính thuế: Là căn cứ tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu và các loại thuế liên quan, phải phản ánh đúng giá thực tế đã hoặc sẽ phải trả theo hóa đơn thương mại, có điều chỉnh các khoản cộng thêm hoặc trừ đi theo quy định.

Ngoài ba nhóm trên, các chỉ tiêu về xuất xứ hàng hóa và chế độ ưu đãi thuế (ghi mẫu C/O nếu có) cũng cần được đọc kỹ, vì đây là căn cứ để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do mà hàng nông sản, gia vị Việt Nam có thể tận dụng khi xuất khẩu.

Hướng dẫn cách đọc tờ khai hải quan xuất khẩu

Trên tờ khai xuất khẩu, phần góc trên bên trái ghi tên Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai và Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất khẩu; phần giữa ghi số tờ khai, ngày giờ đăng ký theo cấu trúc số tờ khai/XK/loại hình/đơn vị đăng ký. Các ô chỉ tiêu chính cần đọc gồm:

Với doanh nghiệp xuất khẩu gia vị, khi đối chiếu tờ khai cần chú ý kỹ ô mô tả hàng hóa và mã HS so với packing list thực tế. Ví dụ, ớt khô nguyên quả và ớt bột nghiền thường có mã HS khác nhau, nếu mô tả trên tờ khai không khớp với tình trạng thực tế của hàng hóa trong container, lô hàng có thể bị chuyển sang luồng kiểm tra thực tế, kéo dài thời gian thông quan.

Ngoài các ô chính, doanh nghiệp nên đọc thêm phần kết quả phân luồng (thường ở phần cuối tờ khai) để biết lô hàng thuộc luồng xanh, vàng hay đỏ, từ đó chủ động chuẩn bị hồ sơ hoặc hàng hóa cho bước kiểm tra tiếp theo nếu có.

Hướng dẫn cách đọc tờ khai hải quan nhập khẩu

Khác với tờ khai xuất khẩu, tờ khai nhập khẩu phản ánh chiều hàng hóa đi vào Việt Nam và có thêm một số chỉ tiêu liên quan đến thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường. Các ô chỉ tiêu chính trên tờ khai nhập khẩu gồm:

Đối với doanh nghiệp gia vị nhập bao bì đóng gói, phụ gia hoặc máy sấy, máy nghiền phục vụ chế biến, cần đặc biệt lưu ý mã loại hình để phân biệt hàng nhập kinh doanh tiêu dùng thông thường với hàng nhập nguyên liệu phục vụ sản xuất xuất khẩu, vì hai nhóm này áp dụng chính sách thuế khác nhau. Ngoài ra, ô chế độ ưu đãi cần được kiểm tra kỹ nếu doanh nghiệp có C/O từ nhà cung cấp để được hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do.

Một chỉ tiêu điện tử bổ sung quan trọng trên tờ khai VNACCS là địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến. Nếu mã kho, bãi khai sai với vị trí thực tế của hàng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi lấy hàng qua hệ thống giám sát hải quan tự động, dù tờ khai đã được thông quan trên hệ thống chính.

Những lỗi sai phổ biến khi khai báo hải quan và cách khắc phục

Nắm được cách đọc tờ khai giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các lỗi khai báo, nhưng để xử lý đúng cách còn cần hiểu rõ mức độ nghiêm trọng và quy trình sửa chữa tương ứng với từng loại lỗi. Các lỗi khai báo hải quan có thể chia thành ba nhóm theo mức độ ảnh hưởng:

• Lỗi không ảnh hưởng đến thuế: Sai sót về số container, số seal, tên cảng xếp/dỡ hàng do nhập nhầm. Nếu tờ khai chưa thông quan, doanh nghiệp có thể sửa trực tiếp trên hệ thống; nếu đã thông quan, cần làm công văn giải trình gửi chi cục hải quan nơi mở tờ khai.
• Lỗi ảnh hưởng đến thuế: Khai sai mã HS, sai trị giá tính thuế hoặc sai xuất xứ hàng hóa. Đây là nhóm lỗi nghiêm trọng, doanh nghiệp cần thực hiện khai bổ sung sau thông quan và chủ động nộp bổ sung số thuế chênh lệch trước khi cơ quan Hải quan phát hiện để được xem xét mức xử lý phù hợp hơn.
• Lỗi ở các chỉ tiêu không được phép sửa: Mã loại hình, mã chi cục hải quan đăng ký là những chỉ tiêu không thể chỉnh sửa sau khi tờ khai đã được cấp số. Trường hợp này, doanh nghiệp phải hủy tờ khai và mở tờ khai mới, việc này có thể làm phát sinh thời gian và chi phí lưu kho, lưu bãi.

Với ngành gia vị, lỗi khai sai mã HS thường xảy ra khi doanh nghiệp không phân biệt rõ trạng thái sản phẩm, ví dụ tiêu xô, tiêu đã làm sạch và tiêu nghiền có thể thuộc các mã HS khác nhau. Tương tự, việc mô tả hàng hóa không đủ chi tiết, thiếu quy cách, tỷ lệ tạp chất hoặc độ ẩm, có thể khiến hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế, kéo dài thời gian thông quan so với dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý về quy định liên quan đến khai bổ sung và xử lý vi phạm trong lĩnh vực hải quan. Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thời hạn nhất định để thực hiện khai bổ sung sau thông quan trước khi cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan.

Mức xử phạt đối với hành vi khai thiếu thuế hoặc trốn thuế được quy định cụ thể theo văn bản về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan. Lưu ý: mức phạt cụ thể theo tỷ lệ phần trăm số tiền thuế khai thiếu, cũng như thời hạn khai bổ sung tính theo ngày, có thể được điều chỉnh theo các văn bản sửa đổi qua từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành hoặc tham vấn đơn vị dịch vụ hải quan trước khi áp dụng vào từng trường hợp cụ thể, thay vì dựa vào số liệu tham khảo cũ.

Nguyên Đức cung cấp dịch vụ khai báo hải quan uy tín, chất lượng tốt

Với doanh nghiệp SME nông sản, gia vị chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, việc tự đọc và kiểm soát toàn bộ chỉ tiêu trên tờ khai đòi hỏi nhiều thời gian và kinh nghiệm thực tế, đặc biệt ở các chỉ tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến thuế như mã HS, trị giá tính thuế và xuất xứ hàng hóa. Nguyên Đức là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu với kinh nghiệm vận hành thực tế nhiều năm trong ngành nông sản và gia vị, có thể hỗ trợ doanh nghiệp ở các khía cạnh sau:

• Kiểm tra, đối chiếu bộ chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn trước khi khai báo để giảm sai sót ở các chỉ tiêu quan trọng.
• Hỗ trợ xác định mã loại hình và mã HS phù hợp với từng nhóm hàng gia vị như tiêu, quế, hồi, ớt và các sản phẩm gia vị chế biến.
• Đồng hành xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan, giảm thời gian lưu kho, lưu bãi không mong muốn.
• Tư vấn thêm về các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế.

Có thể thấy, biết cách đọc tờ khai hải quan là nền tảng giúp doanh nghiệp nông sản, gia vị kiểm soát tốt hơn quá trình xuất khẩu và nhập khẩu, từ việc đối chiếu chỉ tiêu người xuất khẩu, người nhập khẩu, mã loại hình, mã HS, trị giá tính thuế cho đến việc nhận diện sớm các lỗi khai báo có thể ảnh hưởng đến thời gian thông quan và nghĩa vụ thuế.

Với doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách hoặc muốn giảm thiểu rủi ro khai sai dẫn đến chậm thông quan, hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nông sản, gia vị là hướng đi đáng cân nhắc. Liên hệ Nguyên Đức để được tư vấn cụ thể về dịch vụ khai báo hải quan phù hợp với ngành hàng và quy mô doanh nghiệp của bạn.