Việc lấy số định danh hàng hóa khi làm thủ tục xuất khẩu sẽ không phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị dữ liệu đúng ngay từ đầu. Trong bài viết này, Nguyên Đức sẽ giải thích số định danh hàng hóa là gì, khi nào cần đăng ký và cách lấy số định danh hàng hóa theo từng bước phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ mới làm quen với thủ tục hải quan điện tử. 

Số định danh hàng hóa là gì?

Số định danh hàng hóa là mã tham chiếu do hệ thống hải quan cấp cho từng lô hàng. Theo cách gọi quốc tế, mã này tương ứng với UCR, viết tắt của Unique Consignment Reference. Đây là số tham chiếu duy nhất, được khởi tạo từ những bước đầu của giao dịch và gắn với từng lô hàng.

Số định danh được cấp theo cấu trúc gồm đối tượng cấp, loại hình hàng hóa, năm cấp và số thứ tự trong năm. Ví dụ, doanh nghiệp xuất nhập khẩu và doanh nghiệp kinh doanh kho bãi sẽ có ký hiệu đối tượng khác nhau. Hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu và hàng khác cũng được phân biệt bằng một ký tự riêng. Với hàng xuất khẩu, số này được khai ở chỉ tiêu số vận đơn trên tờ khai. Vì vậy, trước khi khai tờ khai xuất khẩu, doanh nghiệp cần có sẵn số định danh.

Khi nào cần đăng ký số định danh hàng hóa?

Không phải mọi thời điểm đều cần làm thủ tục này, và việc xác định đúng thời điểm giúp bạn tránh bị chậm lô hàng. Các tình huống thường gặp được chia theo loại hình hàng hóa và thời điểm khai báo:

Với hàng hóa xuất khẩu

Khi chuẩn bị khai tờ khai hải quan xuất khẩu, doanh nghiệp thường chưa có số vận đơn thật. Lúc này, bạn cần đăng ký số định danh hàng hóa để dùng số đó thay cho số vận đơn trong tờ khai. Việc đăng ký nên thực hiện trước khi đưa hàng vào cảng hoặc trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu.

Với hàng nhập khẩu và hàng khác

Hàng nhập khẩu thường dùng số vận đơn do hãng vận chuyển phát hành. Nhóm hàng khác, ví dụ hàng nội địa đưa vào cảng, cũng có ký hiệu loại hình riêng khi cấp số. Doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi đại lý hải quan nếu chưa chắc lô hàng của mình thuộc nhóm nào.

Hướng dẫn chi tiết cách lấy số định danh hàng hóa

Quy trình lấy số định danh hàng hóa có thể chia thành 5 bước, từ chuẩn bị dữ liệu đến lưu trữ kết quả. Mỗi bước dưới đây nói rõ việc cần làm và lỗi cần tránh:

Bước 1: Thu thập dữ liệu hàng hóa

Bạn cần gom đủ thông tin lô hàng trước khi thao tác trên hệ thống. Lưu ý rằng, dữ liệu đồng nhất giữa các chứng từ sẽ giúp bạn tránh phải sửa tờ khai về sau.

Nhóm thông tin cơ bản gồm:

• Mã số thuế của doanh nghiệp xuất khẩu.
• Loại hình hàng hóa, ở đây là xuất khẩu.
• Tên hàng, quy cách, số lượng, trọng lượng và trị giá.
• Hợp đồng thương mại, hóa đơn và phiếu đóng gói.
• Cảng xếp hàng, cảng đích và phương thức vận chuyển.

Bước 2: Tra cứu HS Code

Để tra cứu mã HS code, trước hết bạn cần nắm rõ tên, chất liệu và công dụng của hàng hóa. Tiếp theo, tra từ khóa trên Biểu thuế xuất nhập khẩu để khoanh vùng Chương/Nhóm, đối chiếu Chú giải và áp dụng 6 Quy tắc phân loại nhằm chọn mã 8 chữ số mô tả đúng nhất sản phẩm. 

Lưu ý, mỗi mặt hàng chỉ có một mã duy nhất; nếu gặp hàng phức tạp, bạn nên tham khảo ý kiến đại lý hải quan hoặc xin xác định trước mã số để tránh rủi ro khi khai báo.

Bước 3: Lập hồ sơ định danh

Hồ sơ định danh nên gồm thông tin doanh nghiệp, loại hình hàng, mã HS đã xác định và các chứng từ thương mại liên quan. Một bảng tổng hợp ngắn cho từng lô sẽ giúp nhân viên khai báo thao tác nhanh và ít sai sót hơn. Hãy kiểm tra chéo giữa hóa đơn, hợp đồng và thông tin sắp khai. Chỉ cần lệch một thông tin nhỏ cũng có thể kéo theo việc điều chỉnh tờ khai.

Bước 4: Truyền khai báo/truyền tờ khai trên ECUS

Để truyền thông tin hoặc khai báo trên ECUS, bạn thao tác theo trình tự sau:

1. Mở phần mềm ECUS và đăng nhập tài khoản.

2. Vào menu tờ khai, chọn khai báo bổ sung, rồi chọn chức năng đăng ký số định danh hàng hóa.

3. Chọn đăng ký mới số định danh hàng hóa, rồi nhập các thông tin theo yêu cầu.

4. Nhấn khai báo và lấy phản hồi cho đến khi hệ thống trả về số định danh.

Ngoài ra, bạn có thể bấm nút đăng ký ngay tại chỉ tiêu số vận đơn trên tờ khai xuất khẩu. Nếu đã có số từ nguồn khác, ECUS cho phép chọn nhập số định danh đã đăng ký thay vì tạo mới.

Bước 5: Lấy và lưu trữ số định danh

Sau khi hệ thống phản hồi, bạn ghi lại số định danh và gắn vào lô hàng tương ứng. Với hàng xuất khẩu, hãy điền số này vào chỉ tiêu số vận đơn rồi tiếp tục khai tờ khai như bình thường. Bạn nên lưu số cùng bộ chứng từ của lô hàng, chẳng hạn trong một bảng theo dõi có ngày cấp, số tờ khai và người phụ trách.

>> Tham khảo: Quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu

Lưu ý khi lấy số định danh hàng hóa xuất khẩu

Ngay cả khi đã nắm quy trình, doanh nghiệp vẫn hay mắc một số lỗi phổ biến. Các lưu ý dưới đây tập trung vào lấy số định danh hàng hóa xuất khẩu và cách hạn chế rủi ro:

Lưu ý về thời điểm và dữ liệu

• Đăng ký số trước khi khai tờ khai để không phải chờ khi sát giờ cắt máng.
• Mỗi lô hàng cần một số riêng, không dùng chung cho nhiều lô khác nhau.
• Đảm bảo thông tin đăng ký khớp với chứng từ thương mại thực tế.
• Kiểm tra đúng loại hình xuất khẩu trước khi bấm gửi.

Lưu ý về công cụ và văn bản

• Kiểm tra kết nối mạng, chữ ký số và trạng thái tài khoản trước khi thao tác.
• Cập nhật phiên bản ECUS mới nhất để tránh lỗi giao diện hoặc lỗi phản hồi.
• Theo dõi thông báo của cơ quan hải quan vì quy định và giao diện có thể thay đổi theo thời gian.
• Với mặt hàng chịu quản lý chuyên ngành, hãy kiểm tra thêm giấy phép hoặc kiểm tra chất lượng liên quan.

>> Tìm hiểu thêm: Cách đọc tờ khai hải quan cơ bản, chi tiết

[FAQ] Giải đáp thắc mắc về lấy số định danh hàng hóa

1. Có thể lấy số định danh hàng hóa trên web không?

Bạn có thể lấy số định danh hàng hóa trên web thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của hải quan thông qua trang pus.customs.gov.vn

2. Có thể lấy số định danh hàng hóa trên ecus không?

Người dùng có thể lấy số định danh hàng hóa trên ECUS ngay trong quá trình lập tờ khai.

Tóm lại, bài viết đã hướng dẫn chi tiết việc lấy số định danh hàng hóa gồm các bước thu thập dữ liệu, tra cứu HS Code, lập hồ sơ, truyền khai báo trên ECUS hoặc web. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm cách mở rộng thị trường xuất khẩu nhưng chưa quen thủ tục, hãy liên hệ với đội ngũ Nguyên Đức để được hỗ trợ đánh giá lô hàng, quy trình chứng từ và định hướng xuất khẩu phù hợp.