Trong xuất nhập khẩu, CO và CQ là hai chứng từ rất quan trọng để chứng minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa. Trong bài viết này, Nguyên Đức sẽ hướng dẫn cách kiểm tra CO, CQ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro nhận phải chứng từ sai và tránh phát sinh tranh chấp khi thông quan hoặc thanh toán quốc tế.

CO, CQ là gì?

CO, CQ thường được nhắc cùng nhau trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng bản chất là hai loại giấy tờ khác nhau. CO dùng để xác định xuất xứ hàng hóa, còn CQ dùng để xác nhận chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn công bố hoặc tiêu chuẩn áp dụng.

CO là gì? Một số mẫu CO phổ biến tại Việt Nam

CO là viết tắt của Certificate of Origin - giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Đây là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp để xác nhận hàng hóa được sản xuất tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhất định. 

Bảng tổng hợp các mẫu CO phổ biến

Tại Việt Nam, một số mẫu CO được ban hành chuẩn hóa theo Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia ký kết để áp dụng mức thuế quan ưu đãi. Mỗi form quy định có quy trình cấp C/O, tiêu chí xuất xứ riêng tương ứng với thị trường và hiệp định cụ thể. Dưới đây là các mẫu CO phổ biến:

• Form A: Áp dụng cho hàng xuất khẩu sang các nước cho Việt Nam hưởng ưu đãi thuế quan đơn phương (hệ thống GSP).

• Form B: Áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu không hưởng ưu đãi thuế quan (cấp cho tất cả các nước).

• Form D: Áp dụng trong khối ASEAN theo Hiệp định ATIGA

• Form E: Áp dụng giữa các nước ASEAN và Trung Quốc (ACFTA)

• Form S: Áp dụng giữa Việt Nam và Lào

• Form AK / VK: Áp dụng giữa ASEAN - Hàn Quốc (AKFTA) và Việt Nam - Hàn Quốc (VKFTA)

• Form AJ / VJ: Áp dụng giữa ASEAN - Nhật Bản (AJCEP) và Việt Nam - Nhật Bản (VJEPA)

• Form EUR.1: Áp dụng giữa Việt Nam và Liên minh Châu Âu (EVFTA)

• Form CPTPP: Áp dụng cho các nước thành viên Hiệp định CPTPP

• Form RCEP: Áp dụng trong Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực

CQ là gì?

CQ là viết tắt của Certificate of Quality - giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa. Chứng từ này dùng để thể hiện sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng theo tiêu chuẩn công bố, tiêu chuẩn nhà sản xuất hoặc tiêu chuẩn quốc tế áp dụng. CQ không phải lúc nào cũng bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ hải quan, nhưng với một số mặt hàng đặc thù hoặc khi khách hàng yêu cầu, đây là giấy tờ rất quan trọng để chứng minh chất lượng hàng hóa.

>> Tìm hiểu chi tiết: CO, CQ là gì? Cách sử dụng trong kinh doanh xuất nhập khẩu? 

Áp dụng cách kiểm tra CO, CQ sản phẩm để làm gì?

Việc biết cách kiểm tra CO, CQ giúp doanh nghiệp tránh nhận chứng từ giả, chứng từ sai thông tin hoặc chứng từ không đủ điều kiện để thông quan, hưởng ưu đãi thuế hay thanh toán quốc tế.

Trong thực tế, kiểm tra CO, CQ còn giúp:

• Xác định hàng hóa có đúng xuất xứ như công bố hay không

• Đối chiếu tiêu chuẩn chất lượng có phù hợp với hợp đồng

• Giảm rủi ro bị hải quan từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ

• Hạn chế tranh chấp giữa buyer và seller khi hàng không đúng cam kết

Với doanh nghiệp nông sản, gia vị và hàng công nghiệp, việc kiểm tra CO, CQ càng quan trọng vì các lô hàng thường gắn với ưu đãi thuế, kiểm soát chất lượng và yêu cầu xuất xứ rõ ràng từ thị trường nhập khẩu. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động tối ưu các ưu đãi thuế quan, bảo vệ chất lượng hàng hóa qua thông quan suôn sẻ và tránh rủi ro bị bác bỏ chứng thư hay phạt hải quan.

Cách kiểm tra CO CQ

Cách kiểm tra hiệu quả nhất là đi từ hình thức bên ngoài đến nội dung chi tiết bên trong. Nếu chỉ nhìn lướt qua tên giấy tờ mà không đối chiếu thông tin, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót lỗi nghiêm trọng.

Kiểm tra hình thức của CO CQ

Kiểm tra hình thức là bước đầu tiên, tập trung vào việc CO/CQ có tuân thủ đúng mẫu biểu quy định hay không, trước khi đi vào xác minh nội dung chi tiết:

• Dòng chữ tên Form: xác định chính xác loại mẫu C/O đang sử dụng. Mỗi form gắn với một FTA và cơ quan cấp riêng, sai lệch tên form đồng nghĩa hồ sơ không đúng căn cứ ưu đãi.

• Tham số/số tham chiếu (Reference No.): Mỗi CO có một số tham chiếu duy nhất do cơ quan cấp phép quản lý. Số này dùng để tra cứu, đối chiếu trên hệ thống điện tử của cơ quan cấp nhằm xác minh tính xác thực.

• Đầy đủ các tiêu chí trên mẫu chứng nhận: Các ô thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ người xuất khẩu/nhập khẩu, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, số hóa đơn,, cảng đi/cảng đến phải được điền đầy đủ, không được để trống hoặc tẩy xóa, phải chữ ký và con dấu của cơ quan cấp.

• Màu sắc, kích thước, ngôn ngữ và mặt sau của CO: Mẫu CO phải tuân theo đúng quy định của Hiệp định FTA liên quan và văn bản pháp luật trong nước hướng dẫn thực hiện quy tắc xuất xứ. Mặt sau CO thường in các điều kiện, chú thích và hướng dẫn khai báo mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót khi kiểm tra.

Kiểm tra nội dung của CO CQ

Kiểm tra nội dung C/O

Sau khi xác nhận hình thức của C/O phù hợp, doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung để bảo đảm chứng từ được cấp hoặc phát hành đúng thẩm quyền, còn hiệu lực và phù hợp với lô hàng nhập khẩu. Một số điểm cần kiểm tra gồm:

• Đối chiếu dấu, chữ ký hoặc dữ liệu xác thực điện tử: Với C/O do cơ quan có thẩm quyền cấp, cơ quan hải quan có thể đối chiếu con dấu và chữ ký với thông tin mẫu đã được thông báo. Đối với C/O điện tử hoặc chứng từ xuất xứ theo cơ chế mới, doanh nghiệp cần kiểm tra số tham chiếu, mã QR, cổng tra cứu hoặc phương thức xác thực do nước xuất khẩu/quy tắc của FTA quy định. RCEP cũng cho phép nhiều cơ chế chứng nhận xuất xứ, gồm C/O do cơ quan có thẩm quyền cấp và chứng từ tự chứng nhận xuất xứ trong các trường hợp đáp ứng điều kiện.

• Kiểm tra thời hạn hiệu lực và thời điểm nộp: Thời hạn không áp dụng đồng nhất cho mọi C/O mà phụ thuộc vào hiệp định hoặc quy định xuất xứ tương ứng. Ví dụ, chứng từ xuất xứ theo ATIGA có thời hạn 12 tháng kể từ ngày cấp hoặc ngày lập và phải được nộp cho hải quan nước nhập khẩu trong thời hạn này; việc nộp muộn chỉ được xem xét trong các trường hợp theo quy định.

• So khớp với bộ chứng từ nhập khẩu: Kiểm tra tên hàng, mã HS nếu có, số lượng, trọng lượng, số và ngày hóa đơn, người xuất khẩu, người nhập khẩu, hành trình vận chuyển và tiêu chí xuất xứ. Sai lệch không phải lúc nào cũng đồng nghĩa bị bác C/O, nhưng sai lệch trọng yếu hoặc không giải trình được có thể dẫn đến nghi vấn xuất xứ và không được hưởng ưu đãi thuế.

Kiểm tra nội dung CQ

Khác với C/O, CQ không nhằm chứng minh xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế. CQ được dùng để xác nhận hàng hóa hoặc lô hàng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật, yêu cầu thử nghiệm hoặc điều khoản chất lượng đã thỏa thuận. Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Đơn vị phát hành CQ: Xác minh CQ do đúng nhà sản xuất, phòng thử nghiệm hoặc tổ chức đánh giá sự phù hợp có năng lực phát hành. Nếu hợp đồng, L/C hoặc quy định quản lý chuyên ngành yêu cầu bên thứ ba độc lập, CQ do nhà sản xuất tự phát hành có thể không đáp ứng điều kiện.

• Tiêu chuẩn và quy chuẩn áp dụng: CQ phải nêu rõ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn, specification, phương pháp thử hoặc yêu cầu chất lượng mà hàng hóa được đánh giá. Doanh nghiệp cần đối chiếu các căn cứ này với hợp đồng mua bán, phụ lục kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng và quy định nhập khẩu tại thị trường đích.

• Thông tin nhận diện lô hàng: Kiểm tra tên hàng, mã hàng, batch/lot number, số container hoặc số vận đơn khi có, số lượng, ngày sản xuất, ngày lấy mẫu và ngày phát hành. Các thông tin này phải đủ để chứng minh kết quả CQ thực sự áp dụng cho đúng lô hàng đang giao dịch.

• Chỉ tiêu kiểm tra và kết quả: Cần xem CQ có thể hiện các chỉ tiêu cốt lõi hay không, ví dụ độ ẩm, tạp chất, dư lượng, vi sinh, kim loại nặng, kích thước, màu sắc hoặc các thông số riêng theo ngành hàng. Với nông sản và gia vị, đây thường là phần quyết định CQ có đáp ứng yêu cầu buyer hay không.

• Thời điểm và phạm vi hiệu lực: Giá trị sử dụng của CQ phụ thuộc vào ngày thử nghiệm, thời điểm sản xuất, thời điểm xuất hàng, hạn sử dụng sản phẩm, điều khoản hợp đồng và yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc khách hàng. Vì vậy, cần kiểm tra CQ được phát hành cho đúng lô hàng và trong thời điểm có ý nghĩa đối với giao dịch.

>> Xem thêm: Cách đọc tờ khai hải quan cơ bản dành cho người mới

Câu hỏi thường gặp về CO CQ

CO CQ có bắt buộc không?

Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc phải có CO và CQ. CO thường dùng khi doanh nghiệp muốn chứng minh xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế hoặc đáp ứng yêu cầu của thị trường nhập khẩu. CQ thường phụ thuộc vào tính chất hàng hóa và yêu cầu của buyer hoặc cơ quan kiểm tra chuyên ngành.

Hàng trong nước có CO CQ không?

Hàng sản xuất trong nước vẫn có thể có CO và CQ nếu doanh nghiệp hoặc nhà sản xuất đủ điều kiện lập hồ sơ và được cơ quan có thẩm quyền cấp. CQ giúp xác nhận chất lượng, thông số kỹ thuật hoặc kết quả kiểm tra sản phẩm, nhưng không phải mọi hàng hóa nội địa đều bắt buộc có. Doanh nghiệp nên đối chiếu CQ với tiêu chuẩn công bố, hợp đồng và yêu cầu khách hàng để bảo đảm chứng từ phù hợp.

Làm sao để kiểm tra CO CQ thật hay giả?

Để kiểm tra CO CQ thật hay giả, doanh nghiệp cần xem đồng thời ba lớp: hình thức chứng từ, nội dung chứng từ và khả năng tra cứu trên hệ thống điện tử (nếu có). Với CO điện tử, nên kiểm tra số tham chiếu hoặc QR code trên cổng tra cứu của cơ quan cấp. Với CO bản giấy, phải đối chiếu dấu, chữ ký, form, số tham chiếu và toàn bộ thông tin lô hàng.

Một dấu hiệu đáng nghi thường gặp là chứng từ có tẩy xóa, mực in mờ, thiếu thông tin bắt buộc hoặc thông tin không khớp với invoice, packing list và vận đơn. Khi gặp trường hợp này, doanh nghiệp không nên dùng ngay mà cần xác minh lại với bên cấp chứng từ hoặc nhà cung cấp.

Cách kiểm tra CO CQ trên đã được Phó Giám Đốc Bùi Thanh Lam kiểm thử và áp dụng cho nhân viên tại Nguyên Đức, để giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi xuất nhập khẩu và làm thủ tục hải quan. Đồng thời tăng độ tin cậy trong giao dịch quốc tế. Chỉ cần kiểm tra đúng form, đúng nội dung, đúng chữ ký và đúng hệ thống tra cứu, doanh nghiệp đã loại bỏ được phần lớn lỗi chứng từ thường gặp. Nếu doanh nghiệp bạn đang cần hỗ trợ rà soát chứng từ, kiểm tra CO CQ hoặc vận hành trọn quy trình xuất nhập khẩu, Nguyên Đức có thể đồng hành theo mô hình phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thuê ngoài để giảm sai sót và tiết kiệm nguồn lực.