Ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp giúp doanh nghiệp giao cho một đơn vị chuyên nghiệp thay mặt mình thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa. Trong bài viết này, hãy cùng Nguyên Đức tìm hiểu ủy thác xuất nhập khẩu là gì và quy trình các bước cụ thể, giúp doanh nghiệp đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế nhanh hơn và đúng quy trình hơn.

Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Đây là hình thức mà một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân giao cho một doanh nghiệp khác có chức năng xuất nhập khẩu (XNK) thực hiện thay theo hợp đồng ủy thác. Về bản chất, đây là một dạng dịch vụ thương mại có cơ sở pháp lý rõ ràng. Trong giao dịch này, bên nhận ủy thác sẽ đại diện thực hiện các công việc như sau:

• Ký hợp đồng ngoại thương
• Làm thủ tục hải quan
• Phối hợp vận chuyển
• Xử lý chứng từ
• Bàn giao hàng hóa theo đúng thỏa thuận

Vì sao doanh nghiệp cần ủy thác xuất nhập khẩu?

Đối với các doanh nghiệp mới gia nhập thị trường quốc tế hoặc chưa có bộ phận chuyên trách, dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác mang lại những lợi ích vận hành thực tế sau:

• Tối ưu chi phí nhân sự và vận hành: Doanh nghiệp không tốn ngân sách cho việc tuyển dụng, trả lương định kỳ và đào tạo bộ phận XNK riêng biệt.
• Tăng tốc độ triển khai và bắt kịp cơ hội thị trường: Đơn vị ủy thác có sẵn quy trình và kinh nghiệm để xử lý thủ tục nhanh chóng, giúp doanh nghiệp hoàn thành các đơn hàng gấp.
• Giảm thiểu rủi ro chứng từ, hải quan và thanh toán: Doanh nghiệp có thể tránh được các sai sót tốn kém về hồ sơ hải quan, tranh chấp thanh toán quốc tế hay vi phạm quy định xuất nhập khẩu.
• Giải quyết tốt các mặt hàng có thủ tục phức tạp: Đơn vị ủy thác sẽ đảm bảo các mặt hàng như nông sản, thực phẩm, gia vị có đầy đủ chứng từ để thông quan nhanh chóng.

Quy định pháp luật về ủy thác xuất nhập khẩu

Hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu chịu sự quản lý chặt chẽ theo Luật Quản lý ngoại thương, Luật Thương mại cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành về hải quan và thuế. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần nắm rõ 5 quy định bắt buộc sau: 

Luật Quản lý ngoại thương 2017 (Luật số 05/2017/QH14)

Căn cứ theo Điều 50 về nội dung ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa:

• Thương nhân được ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc không thuộc trường hợp tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, theo điều kiện, thương nhân ủy thác hoặc nhận ủy thác phải có giấy phép, đáp ứng điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu trước khi ký hợp đồng ủy thác hoặc nhận ủy thác, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Trường hợp bên ủy thác không phải là thương nhân, trên cơ sở hợp đồng được ký kết theo quy định của pháp luật, bên ủy thác được ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu hoặc hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, theo điều kiện.

Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11)

• Điều 155 về ủy thác mua bán hàng hóa: Ủy thác mua bán hàng hoá là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận ủy thác thực hiện việc mua bán hàng hoá nhân danh chính mình theo những điều kiện đã thoả thuận với bên ủy thác và được nhận thù lao ủy thác.
• Điều 157 về bên nhận ủy thác: Bên nhận ủy thác mua bán hàng hoá là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp với hàng hoá được ủy thác và thực hiện việc mua bán hàng hoá theo các điều kiện đã thoả thuận với bên ủy thác.
• Điều 159 hình thức hợp đồng ủy thác: Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hoá phải được lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.

Quy định về Hồ sơ Hải quan (Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC)

Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC) quy định: “Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp nhập khẩu ủy thác các mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành hoặc đáp ứng điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật."

Quy định về Hóa đơn & Thuế GTGT (Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 219/2013/TT-BTC)

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nội dung lập hóa đơn đối với hàng nhận nhập khẩu ủy thác), trường hợp tổ chức, cá nhân nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi giao trả hàng nhập khẩu ủy thác, bên nhận ủy thác lập hóa đơn điện tử trả hàng cho bên giao ủy thác.

Bên cạnh đó, điểm a Khoản 3 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC về Thuế GTGT hàng nhập khẩu ủy thác quy định: Cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác khi xuất trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu phải lập hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ giá trị thực tế hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế GTGT khâu nhập khẩu đã nộp thay.

Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

Để triển khai dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác hiệu quả, doanh nghiệp nên nắm rõ quy trình từ khâu chuẩn bị thông tin đến quyết toán cuối cùng. Khi quy trình được thiết kế đúng, cả hai bên sẽ dễ kiểm soát trách nhiệm, chi phí và chứng từ hơn.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và phối hợp kiểm tra mặt hàng

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng:

• Tên hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói, xuất xứ (C/O) và thông số kỹ thuật/catalogue
• Thị trường đích (đối với xuất khẩu) hoặc nguồn hàng (đối với nhập khẩu)
• Các yêu cầu riêng về tiêu chuẩn chất lượng hoặc giấy phép đã có sẵn

Sau đó, bên nhận ủy thác sẽ phối hợp kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện cấm, hạn chế hoặc cần giấy phép/chứng từ chuyên ngành hay không.

>> Xem thêm: Hướng dẫn Cách kiểm tra C/O, C/Q nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng ủy thác

Hai bên ký hợp đồng ủy thác trong đó nêu rõ phạm vi công việc, phí dịch vụ, trách nhiệm thanh toán, trách nhiệm rủi ro, thời hạn giao hàng và cơ chế xử lý chứng từ. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng để tránh tranh chấp về sau. Nội dung chi tiết cần thỏa thuận bao gồm:

• Phạm vi công việc: Phân định rõ trách nhiệm từng khâu (ai làm thủ tục hải quan, ai vận chuyển, ai xin giấy phép...).
• Phí dịch vụ & hoa hồng: Mức phí ủy thác, tiến độ và phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm tài chính: Quy định cụ thể tiền thuế, phí hải quan, chi phí lưu kho hoặc lưu bãi do bên nào chi trả.
• Trách nhiệm rủi ro: Cơ chế bồi thường khi hàng hóa hư hỏng, trễ tiến độ giao nhận hoặc sai sót chứng từ.
• Quy trình bàn giao: Thời hạn chuyển giao bộ chứng từ gốc và giao nhận hàng thực tế.

Bước 3: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Sau khi đã có hợp đồng ủy thác, bên nhận ủy thác hoặc bên được ủy quyền sẽ ký hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài theo đúng điều kiện đã thống nhất. Ở bước này, doanh nghiệp cần rà soát lại các điều khoản quan trọng:

• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Rõ ràng về địa điểm bàn giao, phân định chi phí và rủi ro (EXW, FOB, CIF, DDP...).
• Phương thức thanh toán: Chuyển tiền T/T, thư tín dụng L/C, D/P, D/A...
• Yêu cầu bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), C/O, Chứng thư kiểm dịch/chất lượng...
• Điều khoản chế tài: Mức phạt vi phạm hợp đồng và điều khoản bất khả kháng.

Bước 4: Thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế được thực hiện theo điều kiện trong hợp đồng ngoại thương, có thể là T/T, L/C hoặc phương thức phù hợp khác. Bên nhận ủy thác thường phối hợp theo dõi dòng tiền, đối chiếu chứng từ và bảo đảm thanh toán đúng thỏa thuận.

Bước 5: Phối hợp thông quan và chuẩn bị tài chính nộp thuế

Bên nhận ủy thác lập và truyền tờ khai hải quan điện tử, chuẩn bị chứng từ, khai báo thông tin lô hàng và phối hợp nộp các khoản thuế/phí liên quan nếu là hàng nhập khẩu. Các khoản thuế bao gồm: Thuế nhập khẩu/xuất khẩu, Thuế GTGT hàng nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt/BVMT (nếu có). Đây là bước đòi hỏi tính chính xác cao, vì chỉ cần sai mã HS, trị giá hay chứng từ là có thể phát sinh chậm thông quan.

Bước 6: Chuẩn bị kho bãi và nhận bàn giao hàng hóa

Sau thông quan, hàng sẽ được chuyển về kho theo đúng thỏa thuận. Bên nhận ủy thác và bên giao ủy thác cần đối chiếu số lượng, tình trạng hàng hóa, chứng từ đi kèm và thời điểm bàn giao để tránh tranh chấp.

Bước 7: Duyệt quyết toán và hạch toán chi phí

Cuối quy trình, hai bên thực hiện đối chiếu chi phí, hóa đơn, thuế và công nợ để chốt quyết toán. Với doanh nghiệp kế toán nội bộ, đây là bước bắt buộc để ghi nhận đúng chi phí dịch vụ và giá vốn hàng hóa theo quy định.

Doanh nghiệp nào cần ủy thác xuất nhập khẩu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tự xây đội XNK ngay từ đầu. Ủy thác xuất nhập khẩu phù hợp với các nhóm doanh nghiệp sau:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có phòng xuất nhập khẩu nội bộ
• Công ty thương mại muốn nhập/xuất hàng nhưng không đủ nhân sự thực chiến
• Doanh nghiệp sản xuất chỉ tập trung vào sản xuất, không muốn ôm thêm vận hành quốc tế
• Doanh nghiệp mới thử thị trường, chưa muốn đầu tư chi phí cố định lớn
• Đơn vị có mặt hàng cần xử lý chứng từ hoặc thủ tục chuyên ngành phức tạp

Với SME nông sản, gia vị, thực phẩm và hàng tiêu dùng B2B, mô hình này giúp rút ngắn thời gian học nghiệp vụ và giảm rủi ro khi bước vào thị trường quốc tế.

Những rủi ro khi doanh nghiệp ủy thác xuất nhập khẩu

Mặc dù hữu ích, ủy thác xuất nhập khẩu vẫn có rủi ro nếu doanh nghiệp chọn sai đối tác hoặc không kiểm soát hợp đồng tốt. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến:

• Phát sinh chi phí ẩn: Hợp đồng thiếu chi tiết dễ dẫn đến các khoản phụ phí ngoài dự kiến (lưu kho/Demurrage, local charges...).
• Lộ thông tin kinh doanh: Đơn vị dịch vụ nắm trọn dữ liệu nhà cung cấp, giá vốn và có thể tiếp cận trực tiếp khách hàng/đối tác.
• Ách tắc thông quan: Bên nhận ủy thác yếu năng lực dễ áp sai mã HS hoặc thiếu chứng từ, làm chậm tiến độ và chịu phạt hợp đồng.
• Rủi ro về thuế & kế toán: Lập hóa đơn hoặc hạch toán sai quy định khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế.
• Dễ phát sinh tranh chấp: Hợp đồng thiếu điều khoản bồi thường rõ ràng khi hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hay chậm trễ.

Nguyên Đức cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp

Nguyên Đức cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác cho doanh nghiệp cần một đơn vị đồng hành từ khâu tìm nguồn hàng, kiểm tra đối tác, xử lý chứng từ đến thông quan và bàn giao hàng hóa. Với kinh nghiệm thực chiến trong mảng xuất nhập khẩu và mạng lưới nghiệp vụ liên quan, Nguyên Đức phù hợp với doanh nghiệp SME cần giải pháp linh hoạt, tiết kiệm nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Các lợi thế nổi bật của Nguyên Đức:

• Tư vấn dịch vụ tận tâm với giá tốt nhất: Nguyên Đức hỗ trợ tư vấn theo đúng nhu cầu từng doanh nghiệp, không áp một quy trình cứng cho mọi trường hợp.
• Thông quan hàng hóa nhanh chóng: Đội ngũ xử lý hồ sơ và khai báo hải quan của Nguyên Đức giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, hạn chế sai sót và giảm nguy cơ ách tắc tại cửa khẩu.
• Chứng từ minh bạch: Chứng từ là phần dễ phát sinh tranh chấp nhất trong ủy thác xuất nhập khẩu, nên Nguyên Đức nhấn mạnh quy trình bàn giao, đối soát và lưu trữ rõ ràng.
• Bảo mật thông tin cho khách hàng: Nguyên Đức xây dựng quy trình làm việc hướng đến bảo mật dữ liệu và giảm thiểu rủi ro lộ thông tin thương mại.

Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể hiểu được ủy thác xuất nhập khẩu là gì và quy trình cụ thể như thế nào. Với SME chưa có bộ máy XNK hoàn chỉnh, đây là một lựa chọn thực tế và hiệu quả hơn nhiều so với việc tự xây dựng mọi thứ từ đầu.

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần một đơn vị đồng hành trong dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác, từ tư vấn, chứng từ đến thông quan và bàn giao hàng hóa, hãy kết nối với Nguyên Đức để được hỗ trợ theo mô hình phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp.