Trong thương mại quốc tế, EXW (Ex Works) là điều kiện giao hàng giúp buyer chủ động logistics, nhưng cũng mang lại không ít rủi ro về chi phí và thủ tục cho doanh nghiệp xuất khẩu. Trong bài viết dưới đây, Nguyên Đức sẽ tìm hiểu bản chất điều kiện EXW để chủ động đàm phán hợp đồng an toàn và tối ưu hiệu quả kinh doanh nông sản, gia vị.

EXW là gì trong xuất nhập khẩu? Ví dụ thực tế

EXW là viết tắt của Ex Works, nghĩa là giao tại xưởng. Đây là một trong các quy tắc của Incoterms do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, dùng để phân định công việc, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua. Theo quy tắc này, người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng khi đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại địa điểm quy định, thường là nhà máy hoặc kho của người bán. Hàng không cần được bốc lên phương tiện vận tải và không cần được thông quan xuất khẩu. 

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp chế biến tiêu tại Việt Nam ký hợp đồng bán một container tiêu đen theo điều kiện giao EXW kho tại nhà máy. Buyer chỉ định một forwarder đến lấy hàng. Khi hàng đã đóng gói đúng quy cách và sẵn sàng tại kho, doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng. Từ thời điểm đó, việc bốc hàng lên xe, khai báo hải quan xuất khẩu, vận chuyển quốc tế và rủi ro hư hỏng thuộc về buyer. 

Trách nhiệm của các bên trong điều kiện giao EXW

Điều kiện giao EXW phân chia trách nhiệm theo hướng người bán làm tối thiểu và người mua làm tối đa. Hai phần dưới đây trình bày lần lượt nghĩa vụ của từng bên để hai bên có thể đối chiếu:

Trách nhiệm của người bán (Seller)

Người bán có nghĩa vụ không nhiều, nhưng mỗi nghĩa vụ đều cần được thực hiện chính xác:

• Cung cấp hàng hóa và hóa đơn thương mại phù hợp với hợp đồng mua bán.
• Đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại địa điểm và thời điểm đã thỏa thuận.
• Đóng gói và ghi nhãn hàng hóa phù hợp với việc vận chuyển, trừ khi hàng được bán dưới dạng không đóng gói.
• Thông báo cho người mua để người mua nhận hàng được kịp thời.
• Khi người mua yêu cầu, hỗ trợ cung cấp thông tin và chứng từ cần cho việc xuất khẩu hoặc mua bảo hiểm, với chi phí do người mua chịu.

Người bán không có nghĩa vụ bốc hàng lên phương tiện của người mua. Người bán cũng không phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Với hàng nông sản, người bán nên chủ động chuẩn bị chứng từ chất lượng và hồ sơ sản phẩm để buyer và forwarder làm thủ tục thuận lợi.

Trách nhiệm của người mua (Buyer)

Người mua gánh phần lớn công việc và chi phí kể từ khi hàng sẵn sàng tại địa điểm giao:

• Thanh toán tiền hàng theo hợp đồng.
• Nhận hàng và chịu rủi ro mất mát, hư hỏng từ thời điểm giao hàng.
• Bốc hàng lên phương tiện vận tải, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
• Ký hợp đồng và trả cước vận chuyển chặng nội địa, chặng quốc tế và chặng nhập khẩu.
• Làm thủ tục thông quan xuất khẩu, nhập khẩu, đồng thời nộp thuế và phí liên quan.
• Chịu chi phí kiểm tra hàng trước khi giao nếu có yêu cầu.

Người mua cũng tự quyết định có mua bảo hiểm hàng hóa hay không. Incoterms 2020 không bắt buộc bên nào phải mua bảo hiểm trong điều kiện EXW.

Sự khác nhau giữa điều khoản EXW và FOB

EXW và FOB thường được đặt cạnh nhau vì cùng là điều kiện phổ biến, nhưng điểm chuyển giao rủi ro và phạm vi trách nhiệm của người bán khác nhau đáng kể. Bảng dưới đây so sánh các tiêu chí chính:

Tóm lại, với người bán Việt Nam, FOB giúp kiểm soát thủ tục xuất khẩu và chứng từ thông quan còn EXW giúp giảm khối lượng công việc, nhưng làm doanh nghiệp mất quyền chủ động ở các khâu sau khi giao hàng.

Ưu điểm và hạn chế của EXW

EXW không tốt hay xấu tuyệt đối. Hiệu quả của điều kiện này phụ thuộc vào năng lực của người bán, độ tin cậy của buyer và đặc thù lô hàng.

Ưu điểm của EXW

• Rủi ro tối thiểu cho người bán: Kết thúc trách nhiệm ngay tại kho/xưởng, toàn bộ rủi ro hư hỏng hay mất mát hàng hóa sau đó thuộc về người mua.
• Quy trình đơn giản, tiết kiệm nguồn lực: Người bán không cần lo thủ tục hải quan xuất khẩu, book tàu hay duy trì đội ngũ logistics chuyên trách.
• Chi phí rõ ràng, dễ định giá: Người bán chỉ cần báo giá gốc tại xưởng, tránh rủi ro biến động cước phí vận tải quốc tế.
• Người mua chủ động toàn bộ chuỗi cung ứng: Buyer tự do lựa chọn đơn vị vận chuyển, tuyến đường, lịch trình và tối ưu chi phí logistics.
• Thuận tiện cho người mua gộp hàng: Buyer dễ dàng gom sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để đóng chung container xuất đi.

Nhược điểm của EXW

• Gánh nặng chi phí và rủi ro cho người mua: Buyer phải chịu toàn bộ trách nhiệm và chi phí cho tổn thất, hư hỏng hàng hóa ngay từ khi rời khỏi kho/xưởng người bán.
• Thủ tục phức tạp cho người mua: Buyer phải tự gánh toàn bộ khâu logistics, book tàu và làm hải quan xuất - nhập khẩu tại quốc gia xa lạ.
• Rủi ro chứng từ thuế cho người bán: Do không tự làm thủ tục hải quan, người bán dễ gặp khó khăn khi thu thập Tờ khai xuất khẩu để làm thủ tục hoàn thuế VAT (0%).
• Giảm năng lực cạnh tranh của người bán: Chi phí logistics tự túc cao có thể đẩy tổng giá thành lên cao, khiến sản phẩm khó cạnh tranh và người bán bỏ lỡ doanh thu từ dịch vụ gia tăng.

Những lưu ý về rủi ro khi sử dụng EXW

Rủi ro của EXW tập trung ở khâu bốc hàng, thông quan xuất khẩu và việc kiểm soát buyer. Dưới đây là các điểm cần kiểm tra trước khi chấp nhận điều kiện này. 

• Trách nhiệm bốc hàng: Dễ phát sinh tranh chấp nếu rủi ro hư hỏng xảy ra khi người bán hỗ trợ bốc xe, cần làm rõ nghĩa vụ trong hợp đồng và lập biên bản giao nhận.
• Vướng mắc thủ tục hải quan: Buyer chịu trách nhiệm thông quan xuất khẩu, nhưng thiếu đại diện hợp pháp tại Việt Nam dễ gây tắc nghẽn quy trình khai báo.
• Rủi ro mất kiểm soát thanh toán: Người bán mất quyền kiểm soát hàng ngay tại kho, cần áp dụng phương thức đặt cọc hoặc thanh toán trước để tránh đọng vốn, bùng tiền.
• Đặc thù hàng nông sản và gia vị: Hàng cần kiểm dịch, bảo quản khắt khe nên xem xét chuyển sang điều kiện FCA hoặc FOB để người bán chủ động kiểm soát thủ tục xuất khẩu.

FAQ - Giải đáp câu hỏi thường gặp về EXW

1. EXW ai là người mua bảo hiểm?

Incoterms 2020 không bắt buộc bên nào phải mua bảo hiểm trong điều kiện EXW. Do người mua chịu rủi ro từ khi hàng được giao tại địa điểm quy định, người mua thường tự mua bảo hiểm để bảo vệ lô hàng.

2. EXW ai chịu trách nhiệm?

Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng sẵn sàng tại địa điểm giao, sau đó người mua chịu rủi ro và chi phí, gồm bốc hàng, vận chuyển, thông quan xuất nhập khẩu và nộp thuế. 

3. Làm cách nào để ghi điều kiện EXW?

Cách ghi chuẩn gồm ba phần gồm EXW, địa điểm giao hàng cụ thể và phiên bản Incoterms áp dụng. Ví dụ: EXW [địa chỉ kho/nhà máy của người bán], Incoterms 2020. 

Tóm lại, EXW là gì? Đây là điều kiện giao hàng đặt phần lớn trách nhiệm lên người mua, còn người bán chỉ cần chuẩn bị hàng sẵn sàng tại địa điểm thỏa thuận. Hãy liên hệ ngay Nguyên Đức phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài sẽ giúp doanh nghiệp SME thẩm định buyer, rà soát hợp đồng và tư vấn điều kiện giao hàng tối ưu cho nông sản, gia vị.