Trước khi đưa hàng nông sản và gia vị ra thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam và yêu cầu của thị trường nhập khẩu. Bài viết này Nguyên Đức sẽ tổng hợp những điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu quan trọng mà SME Việt Nam cần nắm chắc trước khi bước vào thị trường thương mại quốc tế.

Điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu gồm những gì?

Điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu được trải rộng trên nhiều khía cạnh từ tư cách pháp lý, loại mặt hàng, hồ sơ chứng từ cho đến tiêu chuẩn thị trường và nghĩa vụ thuế hải quan. Dưới đây là từng nhóm điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp cần hiểu rõ:

Điều kiện về tư cách pháp lý của doanh nghiệp

Theo Luật Quản lý ngoại thương 2017 và Nghị định 69/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp Việt Nam (100% vốn trong nước) được quyền tự do kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ các mặt hàng thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu và các mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện.

Mặc dù pháp luật quy định quyền tự do kinh doanh rộng mở, nhưng để có thể bắt tay vào vận hành và thực hiện thủ tục thông quan trên thực tế, doanh nghiệp bắt buộc phải thỏa mãn các điều kiện nền tảng sau:

• Sở hữu Mã số thuế (MST): Doanh nghiệp bắt buộc phải có mã số thuế hoạt động hợp pháp để thực hiện các bước thủ tục hải quan.
• Đăng ký Mã số hải quan: Phải tiến hành đăng ký và kích hoạt mã số hải quan thành công trên hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
• Bổ sung ngành nghề kinh doanh nông sản: Đây là quy định riêng đối với hàng nông sản xuất khẩu, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề này vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu danh mục hiện tại chưa có.

Điều kiện theo mặt hàng xuất nhập khẩu

Theo quy định của Luật Quản lý ngoại thương 2017 và Nghị định 69/2018/NĐ-CP, chính sách mặt hàng trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt Nam không dựa vào ngành nghề đăng ký kinh doanh mà phụ thuộc hoàn toàn vào bản chất, đặc tính kỹ thuật và mã HS của mặt hàng đó. Hệ thống hàng hóa xuất nhập khẩu hiện nay được phân chia thành 4 nhóm chính với các điều kiện áp dụng riêng biệt như sau:

Nhóm hàng hóa cấm xuất nhập khẩu:

Doanh nghiệp tuyệt đối không được phép giao dịch dưới danh nghĩa thương mại, ngoại trừ các trường hợp phi thương mại đặc thù được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt riêng. Nhóm này áp dụng cho các mặt hàng điển hình như vũ khí, khí tài quân sự, chất ma túy, di vật, cổ vật, các loại phế liệu công nghệ gây ô nhiễm, và động thực vật hoang dã nguy cấp thuộc danh mục Công ước CITES.

Nhóm hàng hóa tạm ngừng xuất nhập khẩu:

Doanh nghiệp bị cấm giao dịch hoàn toàn đối với nhóm hàng này trong một khoảng thời gian nhất định theo các quyết định điều hành khẩn cấp và có thời hạn của cơ quan quản lý. Nhóm này áp dụng cho các mặt hàng cụ thể phát sinh nguy cơ trực tiếp gây mất an ninh quốc gia, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe cộng đồng, gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng hoặc vi phạm các công ước quốc tế.

Nhóm hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép và điều kiện:

Hàng hóa chỉ được phép thông quan khi doanh nghiệp thỏa mãn các rào cản kỹ thuật hoặc phương thức quản lý chuyên ngành tương ứng (như xin giấy phép trước, đăng ký kiểm tra chất lượng/kiểm dịch tại cửa khẩu, áp dụng hạn ngạch thuế quan, chỉ định cửa khẩu hoặc thương nhân đầu mối). Nhóm này áp dụng cho các mặt hàng như hóa chất, thuốc, trang thiết bị y tế, nông sản và gia vị thô (hạt tiêu, ớt, hồi, quế), thiết bị điện tử tiêu dùng, đường tinh luyện, muối, thuốc lá nguyên liệu, trứng gia cầm và xăng dầu.

Nhóm hàng hóa tự do xuất nhập khẩu:

Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và mã số thuế hợp pháp được toàn quyền tự do đàm phán, ký kết hợp đồng quốc tế và làm thủ tục thông quan trực tiếp với cơ quan Hải quan mà không cần xin thêm bất kỳ sự phê duyệt hay chứng nhận chuyên ngành nào. Nhóm này áp dụng cho tất cả các mặt hàng thương mại thông thường còn lại không nằm trong 3 danh mục kiểm soát nêu trên.

Điều kiện về hồ sơ và chứng từ

Mỗi lô hàng xuất nhập khẩu đều phải đi kèm bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ. Đây vừa là điều kiện thông quan hải quan, vừa là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong giao dịch quốc tế. Một bộ chứng từ xuất khẩu cơ bản thường bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói hàng hóa
• Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu có)
• Tờ khai hải quan xuất khẩu

Bên cạnh các chứng từ bắt buộc kể trên, tùy thuộc vào đặc tính riêng của từng mặt hàng, thỏa thuận trong hợp đồng hoặc yêu cầu của từng quốc gia, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị thêm một số chứng từ bổ sung cụ thể sau:

• Giấy phân tích thành phần chất lượng (COA)
• Chứng nhận hữu cơ
• Chứng nhận Halal (dành cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa đến các quốc gia Hồi giáo)
• Chứng nhận FDA (dành cho doanh nghiệp xuất khẩu sang thị trường Mỹ)
• Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn EU (dành cho doanh nghiệp xuất khẩu sang thị trường châu Âu)
• …

Điều kiện về tiêu chuẩn chất lượng và quy định thị trường

Quy định thị trường: Căn cứ theo Luật Quản lý ngoại thương 2017 (Luật số 05/2017/QH14), quy định:

• Khoản 2 Điều 3: Quy định về các biện pháp kỹ thuật áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo pháp luật về chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và an toàn thực phẩm.
• Điểm b Khoản 2 Điều 60: Quy định việc áp dụng biện pháp kỹ thuật, kiểm dịch phải bảo đảm yêu cầu quản lý và phù hợp với điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
• Khoản 1 Điều 61: Quy định rõ ràng hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải được công bố tiêu chuẩn áp dụng và ghi nhãn theo quy định của pháp luật.

Điều kiện về tiêu chuẩn chất lượng: Khi xuất khẩu sản phẩm (đặc biệt là nhóm ngành nông sản), doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng các điều kiện về tiêu chuẩn chất lượng riêng biệt của từng quốc gia nhập khẩu.

Điều kiện về khai báo hải quan và nghĩa vụ thuế

Điều kiện về khai báo hải quan: Căn cứ theo Điều 22 Luật Hải quan 2014 và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nền tảng sau:

• Đăng ký hệ thống thông quan tự động: Doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục đăng ký tài khoản người sử dụng và được kích hoạt thành công trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
• Đồng bộ chữ ký số doanh nghiệp: Phải sở hữu chữ ký số (Token) dành cho tổ chức còn hạn sử dụng, đồng thời đã thực hiện đăng ký và cấu hình kết nối thành công với tài khoản hải quan trên Tổng cục Hải quan.
• Đúng thẩm quyền người khai hải quan: Người thực hiện khai báo phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người được ủy quyền hợp pháp, hoặc phải thông qua Đại lý làm thủ tục hải quan đã được Tổng cục Hải quan công nhận chuyên môn và cấp phép hoạt động kinh doanh dịch vụ.

Nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp khi khai báo hải quan: Căn cứ theo luật hiện hành, doanh nghiệp khi khai báo hải quan phải tuân thủ nghiêm ngặt trách nhiệm tài chính và nghĩa vụ ngân sách theo cơ chế tự khai, tự nộp thông qua các quy định cụ thể sau:

• Về trách nhiệm kê khai thông tin tính thuế: Theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014 và Khoản 2 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ tự kê khai trung thực và chính xác các thông tin cốt lõi bao gồm tên hàng, số lượng, chủng loại, mã HS, trị giá hải quan và xuất xứ hàng hóa để làm cơ sở tính đúng mức thuế suất. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của hồ sơ đã nộp.
• Về thời hạn hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016, doanh nghiệp phải thực hiện nộp đầy đủ các khoản thuế và lệ phí liên quan vào Ngân sách Nhà nước trước khi hàng hóa được thông quan hoặc giải phóng hàng, trừ trường hợp hàng hóa được miễn thuế, xét miễn thuế hoặc có bảo lãnh ngân hàng.
• Về thời hạn kiểm tra sau thông quan: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 78 Luật Hải quan 2014, cơ quan Hải quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp để rà soát, đối chiếu hồ sơ và thực hiện truy thu thuế (nếu phát hiện sai sót) trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.

Khó khăn của doanh nghiệp SME khi tự làm xuất nhập khẩu

Khi tự vận hành quy trình ngoại thương, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường gặp phải một số khó khăn cơ bản sau:

• Thiếu nhân sự chuyên môn: Khan hiếm nguồn nhân lực vừa am hiểu pháp lý vừa thành thạo kỹ năng đàm phán quốc tế, tránh được nguy cơ bị lừa đảo hoặc khó thu hồi tiền hàng do thiếu kinh nghiệm thực chiến.
• Hạn chế mạng lưới khách hàng: Gặp nhiều trở ngại trong việc tìm kiếm, sàng lọc và xác minh các đối tác (buyer) nước ngoài uy tín.
• Chi phí logistics cao: Sản lượng nhỏ lẻ và không liên tục khiến doanh nghiệp mất lợi thế đàm phán giá cước vận chuyển.
• Áp lực thủ tục pháp lý: Thiếu nguồn lực để cập nhật và đáp ứng kịp thời các thay đổi về chính sách thuế, kiểm dịch tại thị trường đích.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi kinh doanh xuất nhập khẩu?

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu hoạt động ngoại thương giúp doanh nghiệp chủ động vận hành, tối ưu chi phí và giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh. Dưới đây là danh mục các công việc cần hoàn thiện được chia theo ba nhóm cốt lõi:

Về nội bộ

Để xây dựng một nền tảng vận hành vững chắc ngay từ bên trong, doanh nghiệp cần chủ động rà soát và chuẩn bị các yếu tố sau:

• Định hình sản phẩm và năng lực cung ứng: Xác định rõ quy cách, tiêu chuẩn chất lượng, năng lực cung ứng tối thiểu và tối đa theo từng mùa vụ của sản phẩm.
• Đánh giá tiêu chuẩn chất lượng: Kiểm tra khả năng đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật của thị trường mục tiêu như giới hạn vi sinh, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (MRL) và quy cách đóng gói.
• Xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc: Thiết lập quy trình minh bạch và chuẩn hóa thông tin từ vùng trồng, vùng nguyên liệu cho đến thành phẩm cuối cùng.
• Kiện toàn bộ máy nhân sự: Phân công nhân sự chuyên trách có chuyên môn ngoại thương hoặc xác định rõ đối tác thuê ngoài để hỗ trợ vận hành.
• Chuẩn bị tài liệu bán hàng: Hoàn thiện hệ thống catalog sản phẩm, bảng báo giá cùng các tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh để sẵn sàng giao dịch với đối tác.

Về pháp lý và hồ sơ

Việc hoàn thiện các thủ tục hành chính và pháp lý dưới đây là điều kiện bắt buộc để kinh doanh xuất nhập khẩu:

• Kiểm tra và bổ sung ngành nghề: Rà soát Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để cập nhật hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh phù hợp với mặt hàng xuất khẩu nếu danh mục hiện tại chưa có.
• Kích hoạt công cụ khai báo hải quan: Đảm bảo doanh nghiệp đã có mã số thuế hoạt động bình thường, đăng ký thành công tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS và đồng bộ chữ ký số với cơ quan Hải quan.
• Thiết lập công cụ tài chính: Mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp để phục vụ thanh toán quốc tế, đồng thời đăng ký liên kết hệ thống nộp thuế điện tử 24/7.

Về giao dịch quốc tế

Để tiếp cận thị trường nước ngoài một cách an toàn và đạt hiệu quả thương mại cao, doanh nghiệp cần trang bị trước các yếu tố sau:

• Sàng lọc và xác minh đối tác: Chủ động nghiên cứu thị trường, ứng dụng các nghiệp vụ để kiểm tra và xác minh uy tín thương mại của buyer nhằm phòng tránh rủi ro lừa đảo.
• Xây dựng phương án logistics: Làm việc trước với các công ty giao nhận (forwarder) uy tín để tham khảo chi phí, tối ưu hóa phương án đóng hàng và lựa chọn tuyến đường vận chuyển phù hợp.
• Lựa chọn phương thức thanh toán an toàn: Thống nhất áp dụng các phương thức thanh toán quốc tế có tính ràng buộc pháp lý cao như L/C (Tín dụng chứng từ) hoặc T/T (Chuyển tiền bằng điện) đi kèm điều khoản đặt cọc chặt chẽ để bảo vệ dòng tiền.

Dịch vụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thuê ngoài của Nguyên Đức

Nguyên Đức là đơn vị cung cấp dịch vụ phòng kinh doanh quốc tế thuê ngoài, đảm nhận vai trò như một bộ phận xuất nhập khẩu chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Chúng tôi hỗ trợ toàn bộ các khâu từ tìm kiếm và xác minh buyer quốc tế, đàm phán và soạn thảo hợp đồng ngoại thương, kiểm tra rủi ro đối tác đến xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, phối hợp logistics quốc tế và theo dõi thu hồi công nợ.

So với các đơn vị khác, Nguyên Đức tạo nên sự khác biệt đột phá thông qua các thế mạnh chiến lược:

• Hơn 10 năm kinh nghiệm thực chiến: Chuyên môn sâu sắc và am hiểu tường tận các nghiệp vụ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhóm hàng nông sản và gia vị.
• Mạng lưới toàn cầu rộng khắp: Sở hữu hệ thống đại lý uy tín và liên kết chặt chẽ tại nhiều quốc gia trên thế giới.
• Dịch vụ kiểm định nguồn hàng và đối tác: Kiểm tra, xác minh và đánh giá toàn diện uy tín của nhà cung cấp và nguồn hàng.
• Bàn giao dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu: Cung cấp trọn bộ dữ liệu quy trình rõ ràng ngay từ bước đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp về điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu

Có phải doanh nghiệp nào cũng cần giấy phép xuất nhập khẩu riêng không?

Doanh nghiệp không cần xin một loại giấy phép xuất nhập khẩu riêng nào để vận hành. Theo quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp Việt Nam có vốn trong nước được quyền tự do kinh doanh xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa mà không bị hạn chế bởi ngành nghề ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy phép xuất nhập khẩu riêng chỉ phát sinh và bắt buộc phải có đối với từng lô hàng cụ thể khi mặt hàng đó thuộc danh mục quản lý chuyên ngành hoặc danh mục hàng hóa kinh doanh có điều kiện của các Bộ, ví dụ như hóa chất, dược phẩm, hay trang thiết bị y tế.

Kinh doanh hàng nông sản, gia vị có cần kiểm dịch hay chứng nhận gì không?

Việc làm thủ tục kiểm dịch thực vật là quy định bắt buộc đối với hầu hết các mặt hàng nông sản và gia vị khi tiến hành xuất khẩu. Căn cứ theo Thông tư 14/2024/TT-BNNPTNT của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các loại nông sản và gia vị dạng thô, sơ chế (như hạt tiêu, ớt, hồi, quế, củ, quả, vỏ cây) nằm trong Danh mục vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật bắt buộc trước khi thông quan xuất khẩu.

Tự làm XNK hay thuê ngoài sẽ tiết kiệm hơn với SME?

Việc tự làm xuất nhập khẩu hay thuê ngoài phụ thuộc vào quy mô doanh số xuất khẩu và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Với SME có doanh số xuất khẩu dưới 2 triệu USD/năm hoặc đang trong giai đoạn thử nghiệm thị trường, thuê ngoài thường tiết kiệm hơn đáng kể, vì có thể tiết kiệm chi phí lương cố định cho 4-6 nhân sự chuyên trách, chi phí đào tạo và rủi ro sai sót từ nhân sự thiếu kinh nghiệm. Khi doanh số tăng trưởng ổn định và cần kiểm soát chặt hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang mô hình nội bộ hoặc kết hợp.

Khi chưa có buyer và chưa có nhân sự XNK, doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc chuẩn hóa nội lực sản phẩm và lựa chọn giải pháp vận hành thuê ngoài trong giai đoạn đầu, tuyệt đối không nên vội vã tìm kiếm khách hàng. Việc tiếp cận các đối tác quốc tế khi nội bộ chưa sẵn sàng về năng lực cung ứng, tiêu chuẩn kỹ thuật và hồ sơ pháp lý có thể dẫn đến nguy cơ đánh mất uy tín thương mại ngay từ lần đầu tiếp xúc với thị trường nước ngoài.

Nhìn chung, điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu là nền tảng pháp lý và vận hành mà mọi doanh nghiệp đều phải nắm chắc trước khi bước vào thị trường quốc tế. Với SME Việt Nam kinh doanh nông sản, gia vị, đây không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn là lợi thế cạnh tranh: doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn sẽ vận hành nhanh hơn, giảm rủi ro hơn và xây dựng uy tín với buyer quốc tế bền vững hơn.

Nếu doanh nghiệp đang muốn xuất khẩu nông sản và gia vị chế biến, cần một đối tác có thể đồng hành từ tìm buyer đến vận hành trọn gói, hãy kết nối với Nguyên Đức để được tư vấn miễn phí về lộ trình xuất khẩu phù hợp với thực tế doanh nghiệp.