Chọn sai nhà cung ứng có thể kéo theo chất lượng không đồng đều, giao hàng trễ hạn và chi phí phát sinh. Một quy trình lựa chọn nhà cung ứng bài bản giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên tiêu chí rõ ràng thay vì chỉ dựa vào giá. Bài viết này từ Nguyên Đức sẽ trình bày bốn giai đoạn thu thập thông tin, đánh giá, tiếp cận và đề xuất, thử nghiệm giúp doanh nghiệp đang chuẩn bị mở rộng sang xuất khẩu nắm được những thông tin cần thiết.

Giai đoạn thu thập thông tin

Bước đầu tiên diễn ra trước khi liên hệ bất kỳ nhà cung cấp nào đó là doanh nghiệp cần hiểu mình thật sự cần gì và định hướng nguồn cung ra sao. Hai phần dưới đây giúp biến nhu cầu mơ hồ thành bộ yêu cầu có thể kiểm chứng:

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Nhu cầu của doanh nghiệp cần được nêu ra cụ thể như nếu hàng dùng để xuất khẩu, cần bổ sung yêu cầu của thị trường nhập khẩu và của khách mua. Phần này nên được xác nhận với phòng kinh doanh, sản xuất và kế toán để tránh lệch kỳ vọng giữa các bộ phận.

Bộ thông tin nền thường được sử dụng như sau:

• Loại hàng hóa và quy cách, ví dụ tiêu đen hay tiêu trắng, quế ống hay quế vụn, ớt nguyên trái hay ớt bột.
• Sản lượng theo tháng hoặc theo vụ, và mức dao động có thể xảy ra.
• Yêu cầu chất lượng như độ ẩm, tạp chất, hình thức đóng gói, chứng nhận.
• Thời điểm cần hàng, tần suất giao và điểm giao hàng.
• Ngân sách mục tiêu và điều kiện thanh toán mong muốn.

Xác định chiến lược nguồn cung

Để đưa ra quyết định mang tính định lượng và khách quan, doanh nghiệp nên tiến hành xếp hạng và gán trọng số cho từng tiêu chí. Doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng chiến lược nguồn cung dựa trên việc giải quyết 3 vấn đề trọng yếu sau đây:

• Số lượng nhà cung cấp: Chọn một đối tác để tối ưu quản lý, hay chọn nhiều đối tác để quản trị rủi ro đứt gãy nguồn cung?
• Kênh thu mua: Mua trực tiếp tại vùng nguyên liệu, làm việc qua cơ sở sơ chế, hay phân phối qua thương lái?
• Thứ tự ưu tiên: Đặt tiêu chí nào làm trọng tâm giữa Giá thành, Chất lượng ổn định, Năng lực giao hàng và Khả năng truy xuất nguồn gốc?

Giai đoạn đánh giá

Khi đã có bộ yêu cầu, doanh nghiệp chuyển sang lập danh sách và lọc dần. Giai đoạn này quyết định chất lượng của cả quy trình, vì nhà cung cấp kém bị loại càng sớm thì tiết kiệm càng nhiều thời gian đàm phán. Hai phần dưới đây tách riêng việc tìm nguồn và việc sàng lọc. 

Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng

Để xây dựng danh sách đối chiếu khách quan, doanh nghiệp nên đa dạng hóa kênh tìm kiếm nhà cung cấp thông qua 5 nguồn chính: 

• Giới thiệu từ đối tác, hiệp hội ngành hàng hoặc doanh nghiệp cùng ngành.
• Hội chợ, triển lãm và các chương trình kết nối giao thương.
• Sàn thương mại điện tử B2B và công cụ tìm kiếm.
• Chuyến khảo sát trực tiếp tại vùng nguyên liệu hoặc nhà máy.
• Đơn vị tư vấn hoặc dịch vụ sourcing, đặc biệt khi doanh nghiệp thiếu nhân sự có kinh nghiệm.

Sàng lọc và đánh giá nhà cung cấp

Sàng lọc và đánh giá nhà cung cấp sẽ gồm hai lớp, thứ nhất là kiểm tra hồ sơ, lớp thứ hai là đánh giá năng lực thực tế. Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thường được nhóm như sau: 

Các chứng nhận và tiêu chuẩn cụ thể phụ thuộc vào thị trường và sản phẩm, do đó khi đánh giá doanh nghiệp nên đối chiếu với yêu cầu của khách mua trước khi áp dụng. Với nhà máy ở xa hoặc ở nước ngoài, kiểm tra thực địa hoặc thuê bên thứ ba kiểm tra giúp giảm rủi ro hơn việc chỉ đọc hồ sơ. 

Giai đoạn tiếp cận, đề xuất

Sau khi thu hẹp danh sách, doanh nghiệp bắt đầu làm việc chính thức với một số ít nhà cung cấp phù hợp. Giai đoạn này gồm bốn việc nối tiếp nhau: tiếp cận, nhận đề xuất, so sánh và đàm phán. Mục tiêu là chọn được đối tác có điều kiện thương mại tốt nhất, không chỉ có giá thấp nhất. 

• Tiếp cận và yêu cầu báo giá hoặc đề xuất: Doanh nghiệp gửi cùng một bộ yêu cầu cho tất cả nhà cung cấp, gồm quy cách, sản lượng, tiến độ và điều kiện thanh toán. Cách làm này giúp các bản yêu cầu báo giá có thể so sánh trực tiếp. Bản báo giá cần nêu rõ đơn giá, điều kiện giao hàng, thời hạn hiệu lực và các khoản chi phí đi kèm.
• So sánh các đề xuất: Doanh nghiệp lập bảng chấm điểm theo trọng số đã xây dựng ở giai đoạn đầu. Một mức giá thấp bất thường cần được xem là tín hiệu cần kiểm tra, không phải lợi thế mặc nhiên. Ngoài giá, nên so sánh tổng chi phí, thời gian giao hàng, chính sách xử lý hàng lỗi và mức độ phản hồi.
• Đàm phán và lựa chọn nhà cung cấp: Đàm phán nên bao gồm giá, điều khoản thanh toán, tiến độ, tiêu chuẩn nghiệm thu và trách nhiệm khi có sai lệch chất lượng. Doanh nghiệp nên giữ một phương án dự phòng trong suốt quá trình. Quyết định cuối cùng cần có sự tham gia của các bộ phận liên quan và được ghi lại bằng biên bản.

Giai đoạn thử nghiệm

Dù hồ sơ và báo giá đều tốt, năng lực thật của nhà cung cấp chỉ lộ rõ khi giao dịch thực tế, giai đoạn thử nghiệm giúp doanh nghiệp kiểm chứng trước khi cam kết số lượng lớn. Kết quả thử nghiệm cũng là cơ sở trực tiếp để soạn hợp đồng.

• Thử nghiệm sản phẩm, dịch vụ hoặc đơn hàng mẫu: Doanh nghiệp nên đặt đơn hàng mẫu hoặc đơn thử quy mô nhỏ với quy cách giống đơn thật. Nên kiểm tra mẫu theo tiêu chí đã thống nhất trước, kèm kiểm nghiệm độc lập nếu sản phẩm yêu cầu. Đồng thời theo dõi cách nhà cung cấp phối hợp: đúng hẹn, chứng từ đầy đủ, phản hồi nhanh khi có vấn đề.
• Đánh giá kết quả: Kết quả thử nghiệm được chấm theo cùng bảng tiêu chí. Doanh nghiệp so sánh mẫu với thông số cam kết và ghi nhận các sai lệch. Nếu nhà cung cấp không đạt, quay lại phương án dự phòng thay vì điều chỉnh tiêu chí cho phù hợp với kết quả.

Ví dụ thực tế chi tiết quy trình lựa chọn nhà cung ứng cho sản phẩm 

Để thấy cách bốn giai đoạn vận hành trong thực tế, hãy xét một tình huống giả định. Một SME thương mại gia vị đã có khách mua nước ngoài hỏi quế ống và cần chọn nhà cung ứng ổn định cho đơn đầu tiên. Ví dụ này chỉ mang tính minh họa quy trình, không phải số liệu thực tế của một doanh nghiệp cụ thể.

Bước 1: Thu thập thông tin

• Loại quế ống, kích thước, độ ẩm tối đa, tạp chất và kiểu đóng gói.
• Doanh nghiệp xác nhận sản lượng dự kiến theo tháng và thời điểm cần hàng với phòng kinh doanh, sản xuất, kế toán.
• Doanh nghiệp bổ sung yêu cầu của khách mua và thị trường nhập khẩu, vì hàng dùng để xuất khẩu.
• Chọn 2 nhà cung cấp để giảm rủi ro đứt hàng, mua qua cơ sở sơ chế thay vì thương lái, ưu tiên chất lượng ổn định và truy xuất nguồn gốc hơn giá.

Bước 2: Đánh giá

• Doanh nghiệp lập danh sách từ giới thiệu của đối tác, hội chợ, sàn B2B và khảo sát vùng nguyên liệu.
• Lớp 1 kiểm tra hồ sơ đăng ký kinh doanh, kết quả kiểm nghiệm, chứng nhận liên quan.
• Lớp 2 đánh giá thực tế, khảo sát nhà máy, xem công suất, mức đồng đều giữa các lô và hồ sơ vùng nguyên liệu.
• Với nhà máy ở xa, doanh nghiệp có thể thuê bên thứ ba kiểm tra, ví dụ dịch vụ kiểm tra nhà máy và sourcing của Nguyên Đức.

Bước 3: Tiếp cận và đề xuất

Doanh nghiệp gửi cùng một bộ yêu cầu cho 3 nhà cung cấp còn lại. Sau đó lập bảng chấm điểm theo trọng số. Trọng số dưới đây chỉ là ví dụ:

Nhà cung cấp C có giá thấp bất thường và thiếu hồ sơ, nên bị đánh dấu cần kiểm tra thay vì được xem là lợi thế. Doanh nghiệp đàm phán với A và B, chọn A làm nguồn chính, B làm phương án dự phòng, rồi ghi lại bằng biên bản.

Bước 4: Thử nghiệm và ký hợp đồng

• Doanh nghiệp đặt một đơn mẫu nhỏ với quy cách giống đơn thật.
• Mẫu được kiểm nghiệm độc lập và so với thông số đã cam kết.
• Doanh nghiệp theo dõi tính đúng hẹn, chứng từ và tốc độ phản hồi của nhà cung cấp.
• Nếu A đạt, doanh nghiệp ký hợp đồng. Nếu không đạt, chuyển sang B, không hạ tiêu chí để hợp thức hóa kết quả.

Tóm lại: Ví dụ trên cho thấy quy trình không dựa vào giá, mỗi giai đoạn loại dần rủi ro bằng tiêu chí đã thống nhất từ đầu. Với doanh nghiệp thiếu nhân sự sourcing, có thể nhờ đơn vị chuyên môn thực hiện các bước khảo sát và kiểm tra.

Quy trình lựa chọn nhà cung ứng hiệu quả sẽ đi từ xác định nhu cầu, tìm và sàng lọc, tiếp cận và so sánh, đến thử nghiệm và ký hợp đồng. Nếu vẫn còn những thắc mắc về quy trình đúng chuẩn, liên hệ ngay Nguyên Đức để được hỗ trợ tìm nguồn hàng trong nước và nước ngoài, kiểm tra nhà máy trước khi ký kết, vận hành xuất nhập khẩu và đóng vai trò phòng kinh doanh quốc tế thuê ngoài uy tín.